Unser Geschäft ist voller Akronyme, und die meisten davon sind gesetzliche Vorschriften. Um für die GACP- und GMP-Zertifizierung gerüstet zu sein, müssen Sie Ihre Prozesse schriftlich dokumentieren. Das bedeutet, dass Sie Standard Operating Procedures (SOPs; deutsch: Standardvorgehensweisen) und Arbeitsanweisungen benötigen, eine Reihe von Regeln und Vorschriften, die zeigen, wie Ihr Unternehmen funktioniert. Wir sagen Ihnen, warum das wichtig ist und wie Sie eine SOP für Ihren Cannabisanbau schreiben.
Ein Unternehmen zu gründen, egal welches, ist schwer. Die Gründung eines Cannabisunternehmens in einer Branche, in der noch nicht alles definiert ist und in der es manchmal an den richtigen Beispielen fehlt, ist noch schwieriger. Um es sich also noch schwerer zu machen, haben Sie beschlossen, die Möglichkeit zu prüfen, eine SOP für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass Sie es sich nicht selbst schwerer machen. Ja, es ist ein zusätzlicher Aufwand, den Sie in einer Zeit auf sich nehmen, in der der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen. Die Belohnung ist, dass man es nur einmal machen muss (okay, und dann ab und zu etwas verbessern), um sich eine Menge Last von den Schultern zu nehmen.
Die meisten von uns hatten schon einmal einen Partner oder einen Freund (vielleicht einen Ex-Freund), der es immer versäumt hat, die Schere dorthin zurückzubringen, wo er sie her hatte. Das bedeutete, dass man ständig versuchen musste, die Schere zu finden, wenn man sie brauchte. Das kostete Zeit und Nerven und führte zu Frustration und Verärgerung. Das Leben wäre einfacher gewesen, wenn der Benutzer die Schere an ihren Platz zurückgebracht hätte, wo jeder wusste, wo sie zu finden war. Eine SOP dient im Grunde demselben Zweck. Sie sorgt für Ordnung und einen reibungslosen Arbeitsablauf, bei dem jeder weiss und versteht, wie die Dinge funktionieren. Es bedeutet, dass die Idee, wie etwas zu tun ist, nicht nur in Ihrem Kopf existiert. Es bedeutet, dass Sie in den Urlaub fahren können und trotzdem alles reibungslos läuft und dass wichtige Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen können, ohne dass es zu grossen Problemen kommt. Sie werden als Profi angesehen, und das bedeutet auch, dass Sie Ihr Unternehmen leichter zu einem höheren Preis verkaufen können, weil nicht Sie das wesentliche Element sind, sondern die Standardarbeitsanweisungen. Die Konsistenz und die Einhaltung der SOPs sind nicht nur wichtig, sondern verleihen auch Stabilität.
Was genau ist eine SOP?
Eine SOP kann buchstäblich damit beginnen, wo Sie den Ersatzschlüssel für Ihr Lieferfahrzeug aufbewahren. Im Wesentlichen ist eine Standardvorgehensweise eine Liste von Regeln, wie das Unternehmen geführt wird, sie schafft Regeln für den Arbeitsablauf, von der Aussaat bis zur Reinigung von Maschinen. Das bedeutet, dass die für diese Tätigkeiten verantwortliche Person eine genaue Beschreibung dessen hat, was von ihr erwartet wird und wie sie ihre Aufgabe auszuführen hat. Es handelt sich um eine Arbeitsanweisung.
Warum brauchen Sie eine SOP?
Konsistenz und Konformität sind zwei Begriffe, die wir in unseren GMP- und GACP-Artikeln immer wieder besprochen haben (finden Sie heraus, wieso GACP und GMP wichtig sind und wie GMP leicht gemacht werden kann), aber man kann sie nie genug betonen. Wenn Ihr Produkt konsistent und konform mit den etablierten Regeln und Vorschriften ist, bedeutet dies, dass Sie ein Akteur auf dem Markt sein können. Andernfalls werden Sie es immer schwer haben, einen Markt für Ihr Produkt zu finden (und in einigen Fällen werden Sie es gar nicht finden). Sie schaffen eine Struktur mit einer soliden Grundlage, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, sich zu entwickeln. Das bedeutet auch, dass neue Mitarbeitende schnell und effizient geschult werden können, um die Prozesse zu verstehen, an denen sie beteiligt sind. Es wird nie Zweifel geben, wie etwas zu tun ist, selbst wenn es etwas ist, das nicht regelmässig gemacht wird. Die Arbeitnehmer werden selbstständig. Sie werden befähigt und haben das Gefühl, die Kontrolle über ihren eigenen Prozess zu haben. Niemand wird mehr herumlaufen und nicht wissen, was zu tun ist. Das gibt allen Beteiligten ein gutes Gefühl. Eine ordnungsgemässe Standardarbeitsanweisung bedeutet auch, dass Sie in der Lage sind, die Leistung Ihrer Mitarbeiter anhand ihrer Kompetenz bei der Umsetzung der Standardarbeitsanweisungen zu bewerten. Ausserdem können Sie damit die Sicherheit am Arbeitsplatz verbessern und Geld sparen. Stellen Sie sich vor, Col Sanders hätte sein Geheimrezept für Kräuter und Gewürze nie aufgeschrieben.
Wie erstellt man eine SOP?
Ein Master Grower wird Ihnen sagen, dass es viele Wege gibt, um zum gleichen Ergebnis zu kommen. Sie müssen entscheiden, wie Sie die Dinge angehen wollen und wie Ihre Endprodukte aussehen sollen. Danach können Sie damit beginnen, eine grundlegende Liste zu erstellen, wobei Sie bedenken müssen, dass es sich um ein Arbeitsdokument handelt, das sich je nach den praktischen Auswirkungen ändern kann. Es ist sehr wichtig, mit Ihren Mitarbeitenden zu sprechen und ihren Beitrag einzuholen. Sie sind der Chef und wissen, was Sie als Endergebnis wollen, aber die Arbeitnehmenden sind die Menschen vor Ort, die sich mit den praktischen Dingen befassen. Es hat keinen Sinn, Regeln aufzustellen, die nur schwer einzuhalten sind, vor allem, wenn der Arbeitnehmende, der die betreffende Aufgabe ausführt, bereits einen einfacheren oder praktischeren Weg gefunden hat, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
Es ist wichtig, dieses Dokument nach Abteilungen und Aufgaben aufzuteilen, so dass Unstimmigkeiten beseitigt werden können, ohne dass das gesamte Dokument neu erstellt werden muss. Vor der Umsetzung ist es wichtig, dass alle Beteiligten einen letzten Blick auf das Dokument werfen, um sicherzustellen, dass alles an seinem Platz ist. Ein guter Ausgangspunkt ist vielleicht, Ihre Mitarbeitenden zu bitten, aufzuschreiben, was und wie sie etwas tun, zu prüfen, wie es verbessert werden kann, Ihre Vorschläge mit ihnen zu diskutieren und dann erst den nächsten Schritt zu tun. SOPs sollten eine klare und grundlegende Anweisung sein. Sie sollten nicht kompliziert oder schwer zu verstehen sein. Eine Standardvorgehensweise muss nicht nur aus Worten bestehen, sie kann auch Fotos oder sogar Flussdiagramme enthalten, um den Arbeitsablauf zu erklären.
In seiner grundlegendsten Form sollte ein SOP-Set für Cannabis die folgenden Punkte abdecken:
- Qualitätssicherung
- Personal und Ausbildung
- Gebäude und Einrichtungen
- Ausrüstung
- Dokumentation
- Saatgut und Vermehrungsmaterial
- Anbau
- Sammlung
- Ernte
- Erstverarbeitung
- Verpackung
- Lagerung und Vertrieb
Sobald Sie sicher sind, dass Ihre Standardarbeitsanweisungen klar und leicht verständlich sind, ist es wichtig, ihre Regeln zu kommunizieren und durchzusetzen, und es ist auch wichtig, dass sie nicht in einer Schublade oder auf dem Laptop einer Person aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit zugänglich sein, damit sie bei eventuellen Fragen als Problemlöser dienen können. Achten Sie auch darauf, dass Sie sie ständig überprüfen, um etwaige Änderungen zu aktualisieren.
Die Erstellung der ersten Standardvorgehensweise mag eine entmutigende Aufgabe sein, ist aber für die Professionalität Ihres Unternehmens unerlässlich. Im Rahmen der Consulting Services von Cannavigia helfen wir Menschen bei der Erstellung ihrer Standardvorgehensweisen. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Sie Beratung oder sogar jemanden brauchen, der diese Aufgabe übernimmt, können Sie sich für weitere Informationen an unser Consulting Team wenden.
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